Management projektov

Karakteristike projekta

Ciljno usmerjen

Projekt je ciljno usmerjen proces, kar pomeni, da se postavita namenski cilj in objektni cilj. Namenski cilj je stanje, ki mora biti doseženo po končanem projektu, medtem ko objektni cilj opredeli, s katerimi objekti bo namenski cilj dosežen.

Namenjen skupinskemu delu

Za uspešno izveden projekt je vedno zadolžena večja skupina izvajalcev, to pomeni, da lahko za enkratne projekte izberemo ekipo, ki je sestavljena iz oseb z različnih področij, ki imajo znanja, veščine, orodja in tehnike, potrebne za dosego postavljenih ciljev.

Vodljiv proces

V menedžmentu projekta ločimo tri sisteme. Upravljavski sistem, v katerega spadajo naročniki oz. sponzorji projekta, ki opredelijo cilje in omejitve projekta, postavijo prioritete, upravljajo projekt na višji ravni in razpolagajo s sredstvi (določijo proračun). Prav tako so odgovorni za prvi korak, inicializacijo ciljev projekta, in zadnji korak, zaključevanje projekta. Vodstveni sistem oz. menedžment projekta je odgovoren za proces priprave, ki vključuje koncipiranje in planiranje projekta. Vodstveni sistem skupaj z izvajalskim sistemom odreja izvajanje aktivnosti, hkrati pa operativno vodi in spremlja projekt, to pomeni, da vodstveni sistem definira poti do cilja in hkrati skrbi za usmerjanje k cilju. Zadnji sistem je izvajalski sistem, to so izvajalci projekta, ki operativno izvajajo posamezne aktivnosti in sproti vodstvenemu sistemu poročajo o stopnji realizacije aktivnosti.

Če vse aktivnosti potekajo skladno s planom, se procesi spremljanja in vodenja periodično ponavljajo. V primeru bistvenih odstopanj poteka aktivnosti od plana pa vodja projekta upravljavcem projekta predlaga rebalans oz. revalvacijo plana, pri čemer se ponovi proces planiranja.

Členjen na zaporedje aktivnosti

Vsak projekt je členjen na zaporedje aktivnosti, ki jih je treba opraviti, da se na poti h končnemu cilju preide iz manj popolnega stanja v bolj popolno stanje. Ločimo kritične aktivnosti, ki jih ni mogoče krajšati, daljšati ali premikati in morajo biti nujno opravljene, da se lahko delo nadaljuje, in aktivnosti, ki jih je mogoče premikati in niso kritične. S tem ko določimo kritičnost aktivnosti, lahko določimo časovni okvir izvajanja posamezne aktivnosti in tudi opcijo, da se določene aktivnosti izvajajo istočasno.

Časovno omejen proces

Časovni okvir je potreben zato, ker ima vsak projekt časovno omejitev, ki nam jo postavi upravljavski sistem. S tem ko imamo na razpolago končni rok in predvideno trajanje aktivnosti, lahko izračunamo kritično pot oz. najkasnejši čas začetka izvajanja projekta, da bo ta uspešno zaključen.

Uporablja resurse in stroške

Resurs je definiran kot vse, kar je potrebno za izvajanje aktivnosti, to so človeški kadri (interni in zunanji delavci), sredstva za delo (stroji, naprave, orodja itd.) in predmeti dela (material, sestavni deli, komponente itd.). Za pridobitev resursov pa potrebujemo v proračunu določene stroške, ki jih izmenjamo za resurse. Stroške preprosto delimo na variabilne, ki so odvisni predvsem od trajanja aktivnosti in cene resursa na enoto, fiksne, ki so odvisni od cene resursa, in na stroške vodenja projekta.

Povezan s tveganjem

Kot dobri menedžerji se zavedamo, da z vsakim projektom pride določena stopnja tveganja. Tveganje v projektu razumemo kot možnost, da pride do nepredvidenih dogodkov, ki ovirajo ali onemogočijo izvedbo s planom določenih aktivnosti in negativno vplivajo na uspeh projekta. Glavna tveganja v projektu so v povezavi z rezultatom projekta in njegovo kakovostjo, časom trajanja projekta in rokom zaključka, uporabo resursov in stroški v projektu. To pomeni, da bolj ko krčimo čas, resurse in stroške, večje bo tveganje, da se postavljenega cilja ne bomo dosegli.

Zaključek

Nadzor nad projektom si lahko olajšamo s pomočjo računalniškega programa Microsoft Project, v katerem lažje načrtujemo in nadzorujemo projekt glede na dane cilje in omejitve časa, stroškov in resursov, ki jih je postavil naročnik. Prav tako v primeru rebalansa hitreje najdemo novo kritično pot, ki bo pripomogla k dosegu zastavljenih ciljev, saj so v programu vpisane vse aktivnosti projekta (gantogram), njegovi izvajalci, materiali, stroški in resursi.